为加强部门机密文件和专家库文件管理,进一步提高机密文件和部门专家库管理水平,完善各部处室、教辅机构借阅部门内部档案的借阅手续，使部门机密文件和专家库文件管理达到规范化、合理化、标准化,我中心结合实际情况,特制定本条例，请各部处室、教学教辅机构遵照执行。

第一章机密文件处理

第一条 机密文件由部门指定机密文件保管人员领取，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请部门主管领导核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依学校规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人。

第二条 若文件内容影响部门权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。
第三条 主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班时主办人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收(发)文登记单”第五联与密件一并归档。
第四条 密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。

第二章经办方式

第一条 经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。
第二条经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非部门领导核准者，亦不得擅自复制。
第三条经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈部门主管领导核准后为的。
第四条经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交部门主管领导核准延长处理期限并由保管人员延缓稽催。

第三章归档

第一条外来机密文件于主办人办妥并经部门主管领导核定保存期限后，应将文件连同“收(发)文登记单”第四、五联“及文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入“机密文件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。
第二条内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经部门主管领导核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。

第四章调阅

第一条 各部处室、教学教辅机构如需调阅部门机密文件或专家库文件，除依规定方式办理外，经办人需填具“调卷单”注明调阅期限及用途，并经部门主管领导同意后，始得调卷。
第二条 保管人员接到经核准之“调卷单”，应立即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。

第五章管理

经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依学校相关规定议处：
(一)拆散原案显有弊端者。
(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
(三)擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。
(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
(五)擅自请托他人代抄、代描、复印或打印、印刷者。
本制度自发布之日起施行。

                                                                                                                                                    特殊教育师资培训中心

                                                                                                                                                        2021年11月12日