为加强部门档案业务管理,进一步提高档案管理水平,保证档案的系统性与完整性,完善各部处室、教学教辅机构借阅部门内部档案的借阅手续,使部门档案管理达到规范化、合理化、标准化,更好地为学校和部门各项工作服务,我部门结合实际情况,特制定本制度，请各部处室、教学教辅机构遵照执行。

第一章整理

第一条点收文件后，应依下列方式整理：

(一)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

(二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

(三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第二章分类

第一条档案分类，应依下列方式整理：

(一) 档案分类应视案件内容、业务项目等因素，按大类、小类二级分类。先依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
(二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款两级不敷应用时可于第二级之后另增第三级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“大类”和“小类”二级。
(三)同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
(四)每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编

号、登记；并以每一案一个“目次”编号为原则。

第二条 档案名称及编号，应依下列方式编订：

(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
(三)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第三章归档

第一条 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
第二条 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第四章清理

第一条 档案清理，应依下列方式整理：

(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈部门主管领导核准，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。
(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

第五章调阅

第一条 部门档案包含学校档案与部门内部档案，各部处室、教学教辅机构如需调阅部门内部档案，除依规定方式办理外，经办人需填具“调卷单”注明调阅期限及用途，并经部门主管领导同意后，始得调卷。
第二条 保管人员接到经核准之“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同文件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。

本制度自发布之日起施行。

                                                                                                                         特殊教育师资培训中心

                                                                                                                               2021年4月8日